martes, 17 de abril de 2012
Precauciones para el manejo de Correspondencia
En tiempos en que se diversifican las modalidades de terrorismo, es necesario conocer que las unidades de correspondencia son uno de los medios elegidos por individuos que quieren causar daño a distancia a otras personas, Por tanto, es importante que los funcionarios que laboran en estas áreas, conozcan recomendaciones para prevenir atentados y para que no se ponga en riesgo la integridad personal.
Identifique sobres o paquetes sospechosos
Estos son:
- Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo
- Sobres o paquetes sin remitente
- Paquetes sucios, manchados o con olores extraños
- Exceso de avisos o de sellos postales
- Palabras restrictivas
- Paquetes amarrados con cables o presencia de cables
En caso de encontrar estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deben tomar las precauciones necesarias como por ejemplo: aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlos y llamar a los experto en explosivos o a los organismos de seguridad competentes.
Documentación Organizacional
Recomendaciones y pautas para la realización de cartas de nuestra organización.
Horario de Atención al Público
El horario de atención al publico de la unidad de correspondencia será de:
8 AM a 12:00 PM
2 PM a 5:30 PM
De Lunes a viernes.
Procedimiento para Comunicaciones Recibidas
- Recibir la carta (recepción)
- Identificar si es un sobre sospechoso.
- Verificar los datos, si son de la empresa.
- Abrir el sobre.
- Verificar datos, contenido,si trae anexos que los traiga.
- Radicar el documento. (Se debe colocar el sello en la parte superior del documento)
- diligenciar el sello, (Nº consecutivo, fecha, hora, folios, y recibido).
- Registrar en la planilla de comunicaciones recibidas.
- Distribuirla, repartir a las oficinas destinatarias, en esta paso se diligencia el registro de distribución para entrega directa en las oficinas.
Procedimiento para Comunicaciones Enviadas
- Mensajero interno recoje las maletas. *Funcionario hace entrega de las comunicaciones en la unidad de correspondencia.
- Recepción.
- verificar la elaboración contenido del documento: ortografía, anexos, copias,sin tachones, redacción, papel apropiad, anexos, copias.
- Asignar número consecutivo de radicación, original y dos copias.
- Colocar fecha, original y dos copias.
- Opcional: colocar datos del punto cuatro y cinco en el sobre.
- Registrar en la planilla de comunicaciones enviadas.
- Deshojar la carta. (Original: Sobre, 1 Copia: consecutivo de comunicaciones oficiales, 2 Copia: oficina productora)
- Embalaje. (Empacar la carta en el sobre)
- Distribución. ( empresa de correo, mensajero interno)
Servicios que presta la Unidad de Correspondencia
Las unidades de correspondencia prestan los siguientes servicios:
*Atención al usuario. Estas unidades, son el primer lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los tramites administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio o la atención de un requerimiento y el tiempo y lugar donde se le puede dar respuesta a la solicitud presentada.
*Atención de consultas sobre el estado del tramite solicitado.
*Servicio alerta. Uno de los mas importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportunas a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.
*Préstamo de documentos. Se refiere a la disposición y consulta para el usuario, de la serie documental Consecutivo de Correspondencia; se pueden utilizar controles para registrar los prestamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie.
Funciones de la Unidad de Correspondencia
- Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos, acorde con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación de Colombia.
- Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y orden consecutivo.
- Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
- Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las Unidades de Correspondencia.
- Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran.
- Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los tramites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.
- Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.
- atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el tramite de su requerimiento.
Marco Legal
Algunas normas que regulan a las unidades de correspondencia:
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA
Articulos: 15, 23, 74, 86, 87, 106, 209, sobre conservacion y salvaguarda del patrimonio cultural, derecho a la informacion y acceso a los documentos publicos, derecho de peticion, derecho a la intimidad y al buen nombre.
LEYES
Ley 58 de 1982. Sobre obligatoriedad de los organismos del Estado de reglamentar la tramitacion interna de las peticiones que les corressponde resolver.
Ley 57 de 1985.. Sobre publicidad y acceso a los documentos publicos.
Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nacion de Colombia y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002. Conductas sancionables a servidoress publicos en los archivos.
Ley 527 de 1999. Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electronico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificacion.
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. Reglas y principios generales que regulan la funcion archivistica en Colombia.
DECRETOS
Decreto 01 de 1984. Codigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de Peticion de informacion. Articulos: 4, 5, 6, 7, 17, 22, 25, 48, 251.
Decreto 1333 de 1986. Art. 132 numeral 13 código de Regimen Politico y Municipal. Se establece que una de las funciones de los Alcaldes es velar por el perfecto estado de los archivos.
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales.
Decreto 2150 de 1995. Supresion de autenticacion de documentos originales y uso de sellos, prohibicion de exigencia de fotocopias de documentos en poder de las entidades y retiro de los documentos de los archivos de las entidades publicas.
Decreto 1222 de 1999 Art. 33.
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